第一章 总 则

第一条 为实施依法治校，规范法律事务管理，切实维护学院合法权益，根据国家有关法律法规，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称法律事务是指涉及学院的权利、义务，与法律相关的事务，包括合同的签订与履行、诉讼与仲裁案件处理以及学院治理过程中的有关法律事务。

第三条 学院法律事务坚持“事前预防为主、事后救济为辅”的原则，各处室、系（院）须熟悉和掌握涉及本单位工作职能的法律法规及政策规定，依法建立健全各项管理制度，完善权责体系和工作程序，防范法律风险。

第二章 合同管理

第一节 合同的会签、审核与签订

第四条 本办法所称的合同，是指学院及其所属各处室、系（院）与其他平等主体自然人、法人和其他组织为实现一定的经济、社会目的而以烟台黄金职业学院、烟台黄金职业学院工会委员会名义订立的规范双方权利义务关系的文件。

劳动合同管理按照学院人事处有关规章制度执行，不适用于本办法。

第五条 预计合同金额达到5000元（含）以上的，必须签订书面合同，5000元以下的交易事项，可以不签订书面合同，但应当有院领导的审批及交易对方法定票据作为凭证。

第六条 交易额在50万元（含）以上的合同由院长做最终批准；交易额在50万元以内的单项合同，由常务副院长做最终批准；最终合同签署由院长授权各分管副院长签署。

第七条 学院遵循“业务主管负责制”的原则，合同承办部门是合同的主体责任部门，主导合同全生命周期管理，具体包括：

前端管理：负责业务谈判，基于商业实质拟订合同，确保合同准确反映业务需求与商业安排，内容真实、可行、合规。

流程推动：主导并完成合同的内外部会签审核、签署、归档流程。

后端监控：负责合同生效后的履行跟踪、异常解决、变更解除及纠纷处理。

合同承办部门未履行主体职责给学院造成损失的，应承担直接责任。

第八条 各处室、系（院）应当指定一名法律事务承办人，负责合同起草、会签、履行、台账、办理仲裁和诉讼案件，切实履行风险防控主体责任。

第九条 合同承办部门在订立合同前，应对合同签署的必要性、合同履行的可行性，以及缔约方的主体资格、资质信用、履约能力、同类业绩、客户评价等方面风险进行审查和论证，必要时还应对是否存在经济纠纷、行政处罚、抵押查封等情况予以查证。

第十条 合同实行会签审核制，合同会签须严格执行E招金会签流程，合同承办人在电子会签审批流程通过后，方可签订正式书面合同，禁止出现不履行会签而使合同脱离监管现象。

会签审核由合同承办部门、业务主管单位、审计综合办、财务处、纪检监察办公室等相关职能部门负责，各职能部门审核后须签署意见，各职能部门对所签署的意见负责。各会签部门根据职能对合同中相关内容进行审核。

第十一条 合同承办部门在合同签订过程中须一并将与本合同有关的资料作为附件供会签部门参考。承办部门应对附件资料的真实性、完整性、合规性负责。

各会签部门在审核合同时，发现错误、遗漏时，应在会签意见中予以明示并提出修改意见。承办部门接受意见后应据此修订再重新送审；不接受或不完全接受意见的，需书面说明理由或依据，与审核部门协商一致后重新送审。

第十二条 分管副院长根据书面会签审核意见或法律意见书决定是否签约。签约时，应在全部合同文本上以同一形式签字。

第十三条 对需要办理批准、登记、交付、设立抵押、质押等担保的合同，承办人应按国家有关规定和双方约定严格履行批准、鉴证、登记、交付等手续。

第十四条 应当办理会签、审核而未办理会签、审核的合同或合同正式文本没有按照本办法采纳会签、审核意见的，印章部门不得加盖印章，分管院长不得签字。

第十五条 单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。

第十六条 合同承办部门应建立合同台账，及时自查合同履约情况，台账的内容包括但不限于以下事项：合同编号、合同名称、对方名称、标的、合同金额、履约情况等。

第二节 合同的履行、变更和解除

第十七条 合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，应当全面、及时、依法履行合同。不得随意变更、终止合同。

第十八条 合同承办人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同等违约行为，或收到对方对我方履行合同提出异议时，应立即书面报告部门负责人，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出书面异议或答复，同时完整保留往来资料。发出的异议文函或答复材料需经学院法律顾问审核。

第十九条 因合同履行情况发生变化需变更合同条款的，承办部门或承办人在征得分管领导的同意后，应和缔约方以书面形式签订补充协议或重新签订协议，补充协议或新协议未签署之前仍需执行原合同。

第二十条 因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，经承办部门分管领导同意，可以立即终止合同的履行，并向对方发出书面解除合同通知。

第二十一条 对方未能在合同规定的期限内履行义务，承办部门或承办人在发出书面文函催促履约后仍未能履行合同，则应依法依约采取暂停履行、变更、终止合同等维护自身利益的措施，并追究违约方依法依约应负的违约责任。

第二十二条 合同变更或解除的程序与合同签订审核程序相同。

第三节 合同履行的监督和纠纷处理

第二十三条 合同的承办部门或承办人应负责生效后合同的全面履行，审计综合办、财务部、纪检监察办公室等部门负责协助监督合同的履行。

第二十四条 合同承办部门应对本部门合同实施全程监管，并根据进度做好合同履约台账记录，保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。发现问题应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重瑕疵、缺陷应立即书面上报学院院长。

第二十五条 财务部依据签约合同执行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

1.应当订立书面合同而未订立的；

2.附期限、附条件支付合同中的有关期限、有关条件没有全部满足；

3.对方履行合同有瑕疵、缺陷尚未妥善解决的；

4.收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委托收款手续以及第三方的书面确认文件除外）；

5.付款单位与合同对方当事人名称不一致的（付款单位出具代付款证明手续的除外）。

6.付款线上流程未审批完成的或纸质付款单据未签字审批完成的。

第二十六条 在合同签订或履行过程中发生纠纷，首先应采取协商、调解方式解决，能够达成一致意见时，应依合同签订程序修改或重新签订合同。

第二十七条 协商、调解不能达成一致时，承办人应及时向学院院长汇报，并报审计综合办做好诉讼（仲裁）准备。

第二十八条 承办部门除必须留存合同、补充及变更合同外，还应做好与合同有关的往来函件、票据、电子邮件、微信、短信等保管、收集、整理和归档，注意及时催促对方履行合同义务，并保留能显示催收方式、催收时间、催收内容、催收人、对方受理或接待人员及其身份等相应证据，并保证证据的配套性和完整性，以确保我方诉讼时效的存续。

第二十九条 学院有标准格式合同或制式文本的，应当优先采用该文本拟定合同条款；没有标准格式合同或制式文本的，可以优先使用国家、行业组织推荐的合同范本。

第四节 合同档案管理

第三十条 合同文本原件应持两份以上。财务处承办的学院与银行签订的借款合同由财务处保管；人事处承办的学院与教职工签订的劳动合同由人事处保管；其他合同由学院办公室档案室保管，保管期限根据学院办公室下发的《档案归档范围和保管期限表》文件执行。

第三十一条 承办部门负责存档合同资料的完整性，仔细梳理需存档的合同及其相关配套资料等文件，确保无遗漏。合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。每一份签订完毕的合同，承办人应于30日内将合同相关资料整理后交审计综合办公室保存。

第三十二条 审计综合办合同管理人员应对承办部门移交的合同建立台账，及时予以登记，年末统一移交档案室存档。

第三十三条 档案室审核后如发现合同及文件资料有缺失，应立即通知合同承办人核对、补足后再存档。

第三十四条 合同资料、合同信息是学院的商业秘密，任何人不得随意泄露。

第三十五条 合同管理员在岗位发生变化时，应将所保管和经手的合同资料及与合同相关的情况向接任者及时、完整移交。

第三章 诉讼（仲裁）案件管理

第三十六条 本办法所称诉讼案件，是指以学院为原告或者被告，由国内外法院受理或仲裁委员会受理的所有案件。

第三十七条 学院遵循“业务工作谁主管、法律风险谁负责”的原则，承办部门作为案件管理的第一责任主体，负责牵头案件全过程处理，包括事实举证、目标制定、内部协调及判决执行。审计综合办负责律师委托，提供法律支持，协同配合制定诉讼策略，负责法律程序推进。

第三十八条 负责办理仲裁、诉讼案件的有关部门及其承办人，应当努力维护学院的权益，遇到重大问题的，应当及时向院长汇报。

第三十九条 案件审结后，依据人民法院或仲裁机构的生效判决、仲裁书，承办部门应做好执行阶段工作。对方当事人逾期不履行生效判决、裁定时，承办部门或承办人应及时向院长汇报，并在法定申请执行期限内，向人民法院申请强制执行。

第四十条 案件审结后，承办单位应当对案件产生的原因及办理结果作出分析，向院长汇报，一个月内将案件有关材料一并交存学院档案室存档，并向审计综合办备案。

第四章 其他法务合规管理

第四十一条 学院各处室负责本处室职责范围的法务合规管理，做好相关条线的政策法规培训，提高各条线人员的法律风险防控能力。

第四十二条 学院各处室应根据本处室业务范围的政策法规，依法制定符合学院实际的专业条线规章制度，保证所订立规章制度有法可依，有据可查，并依法依规开展工作。各处室负责人是本处室职责范围内法务合规管理的第一责任人。

学院办公室、党委办公室负责对学院制定规章制度的行文规范进行审核。

第四十三条 审计综合办应当积极开展法律知识培训活动，提高法务条线人员的专业素质和业务能力。

第四十四条 为了更好地维护学院的合法权益，学院外聘法律服务机构和律师。外部律师具体负责：审核各类合同文本、法律文书；为学校的重大决策及有关事务提供法律意见；参与办理学校仲裁、诉讼或非诉讼案件。

第四十五条 学院教职工违反本办法规定，未履行或未正确履行相关职责，造成资产损失或其他严重不良后果的，按照《烟台黄金职业学院过错责任追究实施办法》（烟金院发〔2024〕10号）追究相关责任人的责任。

第四十六条 对在法律事务管理工作中发现重大缺陷，避免或挽回重大经济损失的人员，经学院研究后可给予表彰奖励。

第五章 附 则

第四十七条 本办法由学院审计综合办负责解释。

第四十八条 本办法自印发之日起施行，《烟台黄金职业学院合同管理制度》（烟金院发〔2024〕24号）同时废止。

附件：合同管理要点

烟台黄金职业学院

2026年5月28日

附件

合同管理要点

一、合同承办部门

1.是否询比价；

2.对方是否具备资质和履约能力；

3.合同条款是否完整、约定是否明确：包括当事人名称和住所、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法、签署日期和地点等；

4.是否根据律师意见修订合同；

5.合同会签填写内容是否正确，包括合同类型、名称、签订日期、起止时间等；

6.会签完毕的合同是否及时签字盖章并加盖骑缝章；

7.签字盖章后的合同是否及时移交审计综合办保存；

8.存档合同（会签单、律师意见、合同原件、招投标、询比价等）材料是否完整；

9.双方是否按照生效后合同履行约定。

二、业务主管部门

1.审查合同对方资质和履约能力；

2.需要审批的合同是否获得批准；

3.合同是否准确反映业务需求。

三、审计综合办公室

1.检查拟签订合同是否倒签；

2.常规合同是否使用合同模板；

3.合同条款是否完整、约定是否明确：包括当事人名称和住所、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法、签署日期和地点等；

4.承办人填写的合同会签内容是否正确，是否上传附件；

5.承办人会签提交的合同，是否已经按照律师意见修订；

6.承办人是否及时移交会签完毕的合同；

7.承办人所移交合同是否按照会签部门的意见修改；

8.承办人所移交合同是否双方已经签字盖章，盖章位置是否准确、是否盖骑缝章；

9.承办人所移交合同是否有手写情况、是否编号；

10.合同台账登记内容是否准确、完整；

11.合同履约情况是否监督到位；

12.付款申请是否附合同，所附合同是否真实有效。

四、财务处

1.资金结算方式的合规性；

2.合同金额大小写、税费计算的准确性；

3.付款前检查付款条件是否得到全部满足；

4.收（付）款单位与合同对方当事人名称、账号是否一致。

五、学院办公室

1.承办人的用印申请流程是否已经完成；

2.盖章位置是否准确，是否加盖骑缝章；

3.合同存档材料是否完整。

六、纪检监察办公室

廉洁条款审核，查处违反本办法及合同管理中的失职、渎职和徇私舞弊行为。