一、编制目的

为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我院实际情况，特制定本方案。

二、编制原则

（一）本方案以国家有关档案工作法规、标准为依据，遵循档案学基础理论和形成逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间的界限清楚，不相互交叉和包容，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。充分反映高校档案的形成规律和内容、特点，并具有相对的稳定性。

（二）一级类目的设置全部依照《高等学校档案实体分类法》，二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》在一级类目的基础上进行细分，个别类目则根据实际情况需要在二级类目的基础上再进行细分，设置三、四级类目。细分时力求做到准确、简明、方便和实用。

三、体系结构和档案的编制

（一）体系结构

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

党群类（DQ）：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

行政类(XZ)：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

学生类(XS)：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

教学类(JX)：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

科研类(KY)：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

基本建设类(JJ)：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

仪器设备类(SB)：主要包括仪器设备工作管理和仪器调和申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料以及各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

产品生产类(CP)：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

出版物类(CB)：主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料，以及学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

外事类(WS)：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

财会类(CK)：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

声像类（SX）：声像档案是指我院各级组织和个人在社会活动中直接形成的，反映学院教育活动和历史发展，具有保存价值的真实记录。声像档案主要包括：照片、录音带、录相带、光盘、软盘等不同载体的文件材料。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式

2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学校档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…99”，但如10、20等带“0”的数字不用。

3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。

4、案卷序号为最下位类标识，按案卷的排列顺序1、2…n流水编制。

（二）档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。

案卷号在分类号最一下位内顺序编码，采用阿拉伯数字标识，级数不限。

2、档号的模式。规定为：

年度号+分类号+案卷号

库藏多个全宗时，原则上应在年度号前加全宗号，标识到文件级的，后面应加件号。如：标识到全宗号的为：全宗号+年度号+分类号+案卷号

3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“一”连结。例如：2001年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2001—JXl4—25

（三）档案的实体排架

原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

四、各类档案类目设置与标识

（一）DQ 党群

二级类目：

11 党务综合

分党委、直属支部综合材料入此。

12 纪检、监察

13 组织

14 宣传教育

15 工会

妇女工作材料入此。

16 团委

17 学生工作

学生社团材料入此。

党群类档案档号编制模式如下：

200l—DQl2—0l～n

（二）XZ 行政类

二级类目：

11 综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

12 人事

师资培养材料入此。

13 审计

14 武装、保卫

15 后勤

16 图书

17 培训

18 学生行政

19 档案工作

行政类档案档号编制模式如下：

200l—XZl2—0l～n

（三）JX 教学类

二级类目：

11综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12 学科与实验室建设

13 课堂教学与教学实践

14 学位

15 教学

教学类档案档号编制模式如下：

200l—JXl2—0l～n

（四）XS学生类

二级类目：

11 综合

12 招生

13 学籍管理

14 毕业生

教学类档案档号编制模式如下：

200l—XSl1—0l～n

（五）KY 科研类

二级类目：

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

12 科研项目，按项目时间顺序排列

13 专利

科研类档案档号编制模式如下：

2001一KYl2—01～n

（六）CP产品生产类

二级类目：

11 综合

产品生产及技术开发相关材料

12 产品

产品形成过程的相关材料

13 底图

产品生产类档案档号编制模式如下：

2001一CP12—01～n

（七）JJ 基本建设

二级类目：

11 综合

12 单项工程，按单项工程设置类目

13 环境

基本建设类档案档号编制模式如下：

2001一JJ12—01～n

（八）SB 仪器设备

二级类目：

11 综合

12 仪器设备，按仪器设备种类和开箱时间顺序排列

13 仪器设备（5万元以上）

14 房产

仪器设备类档案档号编制模式如下：

2001一SB11—01～n

（九）CB 出版

二级类目：

11 综合

12 校报

13 刊物

出版类档案档号编制模式如下：

2001—CBl3—01～n

（十）WS 外事

二级类目：

11 综合

国际合作与会议材料入WS14。

12 出国

13 来校

外国留学生工作材料入WS15。国际合作与会议材料WS14。

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

外事类档案档号编制模式如下：

2001—WSll—01～n

（十一）CK 财会

二级类目：

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此。

财会类档案档号编制模式如下：

2001—CKl4—01～n

(十二) SX 声像

二级类目：

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

20 软盘

声像档案照片类档号编制模式如下：

200l一SXl212—0l～n